Kender I det: en købsfaktura lander som PDF i en indbakke, bliver videresendt til en kollega, der er på ferie, og forsvinder så i en mailtråd, mens betalingsfristen nærmer sig? Manuelle fakturarunder på mail og papir forsinker jeres bogføring og gør ansvaret uklart. Ingen kan se, hvem der mangler at godkende, og godkendelseshistorikken lever i spredte mails. Digital fakturagodkendelse i Business Central rydder op i netop den flaskehals.
Hvad er digital fakturagodkendelse i Business Central?
Digital fakturagodkendelse betyder, at godkendelse af købsfakturaer og kreditnotaer foregår inde i selve systemet — uden eksterne portaler og uden mails frem og tilbage. Når en faktura er registreret, sendes en godkendelsesanmodning automatisk til den rette godkender via et fakturagodkendelse-workflow. Godkenderen ser dokumentet, godkender eller afviser, og bogføringen kan fortsætte. Alt sker i den samme løsning, hvor I i forvejen arbejder — Business Central (tidligere Dynamics NAV).
Det hænger fint sammen med elektronisk fakturering, så både den indgående faktura og selve godkendelsen er digital hele vejen.
Tjekliste: sådan vælger I den rigtige løsning
Skal I vælge fakturagodkendelse til jeres ERP, handler det om at matche løsningen med jeres reelle arbejdsgange. Løb denne tjekliste igennem, inden I beslutter jer:
Godkenderkæde: Kan I bygge en kæde, hvor fakturaen sendes videre fra godkender til godkender i den rigtige rækkefølge?
Beløbsgrænser pr. bruger: Kan hver godkender have sin egen grænse, så store fakturaer automatisk kræver en godkender højere oppe?
Minimum antal godkendere: Kan I kræve, at mere end én person godkender bestemte dokumenter?
Ferieafløsere: Kan en kollega træde ind som stedfortræder, når godkenderen er væk, så intet går i stå?
Videresendelse: Kan godkendelsesanmodninger sendes videre til den rette person, hvis en faktura er landet forkert?
Sådan indfører I det trin for trin
En god indførelse er lige dele opsætning og oplæring. Vi anbefaler denne rækkefølge:
Opsætning: Definér, hvornår godkendelse er påkrævet, og hvordan godkenderkæden hænger sammen.
Tildeling af godkendere: Kobl hver bruger på med sin beløbsgrænse og eventuelle stedfortrædere.
Tilladelsessæt: Styr, hvad den enkelte må — for eksempel Can Forward, Can Reject og Can See All, så roller og ansvar er tydelige.
Oplæring: Vis godkenderne, hvor handlingerne findes, og hvordan hverdagen ser ud.
I dokumentationen om fleksibel opsætning kan I se rammerne for opsætningen mere detaljeret.
Hverdagen for godkenderen
For den, der godkender købsfakturaer i Business Central, skal det være enkelt. Godkendelseshandlinger og faktabokse er synlige som standard, så godkenderen med det samme ser de vigtigste oplysninger om dokumentet. Der kan skrives kommentarer direkte på dokumentet — for eksempel en note om et kontonummer — og alle har adgang til godkendelseshistorikken. På den måde er det altid tydeligt, hvem der har godkendt hvad, og hvornår.
VisionApproval — og hvordan I kommer videre
VisionApproval er vores app til strømlinet godkendelse direkte i Business Central. Den samler godkenderkæde, beløbsgrænser, stedfortrædere og videresendelse ét sted, så I slipper for fakturaer, der forsvinder i indbakken. Vil I dykke ned i, hvordan flowet fungerer, kan I læse mere i dokumentationen for VisionApproval.
Det bedste er at prøve det med jeres egne øjne. Bestil demoadgang, eller tag en snak med os om, hvordan digital fakturagodkendelse passer til netop jeres arbejdsgange. Vi hjælper jer med at komme godt fra start.
