Sender I stadig fakturaer som PDF vedhæftet en mail - og taster indgående regninger ind i hånden? Så bruger I tid på noget, der kan køre af sig selv. Kravene til elektronisk fakturering og digital bogføring er skærpet gennem årene, og hvis I arbejder i Business Central, har I allerede det meste af fundamentet på plads. Her får du overblik over OIOUBL, NemHandel og PEPPOL - og hvordan e-fakturaer virker i praksis.
Hvad er en e-faktura - og hvorfor en PDF ikke tæller
En e-faktura er en faktura i et struktureret dataformat, som modtagerens system kan læse og bogføre automatisk. En PDF er derimod bare et billede af en faktura: et menneske skal åbne den, læse den og taste tallene ind. Selvom PDF'en sendes digitalt, er den altså ikke en elektronisk faktura i lovens forstand. Forskellen er, at e-fakturaen bærer data - kontonummer, beløb, varelinjer og EAN/GLN-nummer - i felter, som Business Central kan omsætte direkte til en købsfaktura.
Formaterne: OIOUBL og PEPPOL - og hvor NemHandel passer ind
I Danmark er OIOUBL det klassiske format til e-fakturaer, mens PEPPOL er den europæiske standard, der binder virksomheder og myndigheder sammen på tværs af landegrænser. NemHandel er ikke et format, men infrastrukturen - det danske netværk, som fakturaerne sendes gennem. Tænk på det sådan her: OIOUBL og PEPPOL er sproget, NemHandel er postvæsenet.
Hvem stiller kravene
Det offentlige har krævet elektroniske fakturaer i årevis - handler I med kommuner, regioner eller staten, kan I ikke nøjes med en PDF. Samtidig følger flere private virksomheder med, fordi det sparer tid i begge ender. Oveni kommer bogføringsloven, der stiller skærpede krav til digital bogføring og til, at bilag kan sendes og modtages elektronisk.
Sådan virker det i Business Central
Elektronisk fakturering i Business Central bygger typisk på to dele:
En netværksudbyder - fx Sproom eller eFacto - der håndterer selve forsendelsen ind og ud af NemHandel og PEPPOL.
En app som VisionOIO, der kobler netværket sammen med jeres Business Central.
Resultatet: indgående e-fakturaer bliver automatisk til købsfakturaer, klar til godkendelse og bogføring - i stedet for at blive tastet manuelt. Og jeres salgs- og servicefakturaer sendes afsted som OIOUBL eller PEPPOL, uden at nogen skal eksportere filer eller logge ind i eksterne portaler. Skal fakturaerne godkendes internt undervejs, kan et flow som VisionApproval tage over derfra.
Kom i gang - tjekliste
Vælg netværksudbyder, der matcher jeres behov og volumen.
Installér appen i jeres Business Central.
Sæt kreditorindstillinger op, så indgående e-fakturaer kobles til de rette leverandører.
Tilknyt finanskonti, så fakturalinjer lander de rigtige steder i bogføringen.
Test med én kunde og én leverandør, før I ruller det bredt ud - så fanger I opsætningen, mens den er nem at rette.
Bonus: professionelt design på de dokumenter, der stadig sendes som PDF
Ikke alle modtagere er på NemHandel eller PEPPOL. Nogle kunder skal fortsat have fakturaen som PDF eller print. Her hjælper Dokumentpakken jer med et ensartet, professionelt dokumentdesign, så jeres fakturaer og øvrige udskrifter ser gennemarbejdede ud - uanset kanal.
Vil I automatisere fakturaflowet?
Elektronisk fakturering handler i sidste ende om at fjerne manuelt tastearbejde og leve op til kravene uden besvær. Er I i tvivl om, hvad der passer til jeres opsætning, så kontakt os - vi hjælper jer godt fra start. Vil I først læse mere om platformen, kan I begynde med Hvad er Business Central?
