Kender I følelsen af at sende en faktura til en forkert adresse, opdage samme kunde oprettet to gange eller stå med et gammelt firmanavn på en rykker? Dårlig datakvalitet på kunde- og leverandørstamdata rammer jer, hvor det gør ondt: i fejlfakturaer, dobbeltoprettelser og forsinkede betalinger. Spørgsmålet er, hvordan I sikrer god datakvalitet i Business Central uden at bruge timer på manuel vedligeholdelse. Det ser vi nærmere på her.
Hvad forkerte stamdata koster jer
Når data på debitorer og kreditorer ikke stemmer, forplanter fejlen sig gennem hele forretningen. En forkert adresse betyder, at fakturaen eller rykkeren aldrig når frem. En dobbeltoprettet kunde giver dobbelt bogføring og et misvisende overblik over omsætningen. Og et forældet firmanavn eller CVR-nummer kan bremse en betaling eller en rykkerproces. Hver enkelt fejl virker lille, men samlet set stjæler de tid fra bogholderiet og skaber tvivl om tallene.
Roden til problemet er ofte manuel indtastning. Når en medarbejder taster navn, adresse og postnummer i hånden, sniger tastefejl sig ind, og data bliver aldrig opdateret, når kunden flytter eller skifter navn.
Hent stamdata direkte fra CVR-registret
Den enkleste vej til god datakvalitet er at hente data fra kilden i stedet for at taste dem. Med automatiske CVR-opslag kan I opdatere kundestamdata direkte fra det officielle register. Et opslag på et CVR-nummer henter blandt andet:
- Navn på virksomheden, præcis som det står registreret
- Adresse, postnummer og by
- Virksomhedstype og branchekode
- Antal fuldtidsansatte (FTE)
Fordi data kommer direkte fra CVR-registret, undgår I tastefejl og sikrer, at både nye og eksisterende debitorer og kreditorer er registreret korrekt fra starten.
Hold data opdateret over tid
Korrekte data ved oprettelsen er kun første skridt. Virksomheder flytter, skifter navn og ændrer struktur, og derfor skal data holdes ved lige løbende. Her hjælper en Last Checked-dato på både CPR og CVR, så I altid kan se, hvornår en post sidst er kontrolleret mod registret.
Endnu bedre er det, at kontrollen kan køre automatisk på de rigtige tidspunkter. Når der oprettes nye salgsdokumenter eller rykkere, kan systemet tjekke, om stamdataene stadig er aktuelle, inden dokumentet sendes afsted. På den måde fanger I forældede oplysninger, før de ender hos kunden.
Ændringsjournalen som kvalitetssikring
Automatik er godt, men I skal stadig have kontrollen. Derfor er det en fordel at kunne se de foreslåede ændringer, før I anvender dem. I en ændringsjournal kan de ændrede felter markeres med farver, så det er tydeligt, hvad der sker: rød for den nuværende værdi og grøn for den nye. Så tager I bevidst stilling til hver enkelt opdatering i stedet for at overskrive data blindt.
Opdater hele listen på én gang
Skal I rydde op i et helt register, giver batch-opdatering mulighed for at gennemgå hele debitor- og kreditorlisten i én arbejdsgang. Med et konfigurerbart commit-interval kan I håndtere store datamængder uden at belaste systemet, fordi opdateringerne bogføres i passende portioner undervejs.
VisionIdentity automatiserer opslagene
Al den funktionalitet samler vi i VisionIdentity, der automatiserer CVR-opslag og løbende kontrol af jeres stamdata direkte i Business Central. I får hentet data fra registret, en Last Checked-dato på jeres poster, farvemarkeret ændringsjournal og batch-opdatering af hele listen — samlet ét sted.
Vil I dykke ned i detaljerne, kan I læse mere om opsætning af VisionIdentity og se den fulde funktionalitet i vores dokumentation. Og har I andre steder i forretningen, hvor korrekte stamdata er afgørende, hænger god datakvalitet tæt sammen med arbejdet med GDPR i Business Central.
Ryd op i registret én gang, og lad automatikken holde det opdateret bagefter. Så bruger I tiden på jeres kunder i stedet for på fejlretning. Har I spørgsmål, er I altid velkomne til at kontakte os.
