Vi har opdateret hele fundamentet til den nyeste Microsoft-platform. Vores nye app til Outlook er både hurtigere og mere stabil i hverdagen. Kalendersynkroniseringen med Outlook har fået en stor opgradering under motorhjelmen, så dine bestillinger følger kalenderændringerne. Skulle der mod forventning opstå en fejl, er de kryptiske fejlmeddelelser nu fortid og erstattet af klare beskeder, der er nemme at handle på.
Og en vigtig detalje: Da VisionCatering-app'en er Software-as-a-Service, bevares jeres eksisterende data – lokaler, varer, menuer og bestillinger – fuldstændigt i den nye version. Der skal ikke genindtastes noget som helst.
Herunder kan du læse i detaljer om alle de nye funktioner, og hvad de betyder for køkkenteam og administratorer.
Detaljeret overblik: For køkkenpersonalet
Køkkenets skærmbillede er opdateret, så I hurtigere kan se dagens forplejning og planlægge derefter. Den nye opdatering giver også færre manuelle arbejdsgange.
Nyt visuelt dashboard på forsiden
Forsiden har fået et løft. Med nye, overskuelige grafer får køkkenet et øjeblikkeligt og tydeligt overblik over dagens forplejning samt resten af ugens bestillinger. Det gør det langt nemmere at planlægge indkøb og arbejdstid.
Automatiske e-mails ved annulleringer
Hvis køkkenet annullerer en catering-bestilling fra administrationsskærmen, sender systemet nu automatisk en mail afsted til mødeindkalderen (på firmaets valgte sprog). E-mailen indeholder automatisk mødets emne, tidspunkt og lokale. Det sikrer, at medarbejderne opdager ændringen med det samme – i stedet for først at opdage det, når maden ikke dukker op. (Bemærk: Dette gælder kun, når køkkenet annullerer. Hvis medarbejderen selv sletter eller ændrer sit møde i Outlook, sendes der ikke en e-mail, da de jo selv er i gang med ændringen.
Smartere filtre, der husker jeres valg
Listen over bestillinger kan nu filtreres skarpt efter specifikke lokationer, lokaler og status. Det smarte er, at systemet nu automatisk husker filtret til næste gang, brugeren er på. Arbejder man f.eks. altid med én bestemt lokation, slipper man for at indstille filteret hver morgen.
Slut med fejl-sletninger af varer og lokaler
Vi har indbygget en effektiv stopklods for at beskytte data. Hvis en administrator forsøger at slette et mødelokale eller en forplejningsvare, som stadig indgår i fremtidige bestillinger, blokerer systemet handlingen. Du får en klar besked om, præcis hvilke bestillinger der spænder ben, og systemet foreslår i stedet det sikrere alternativ – f.eks. at gøre varen inaktiv fremadrettet, uden at ødelægge de eksisterende bestillinger.
Nem oprydning ved fratrædelser
Når en medarbejder stopper i firmaet, kan det være en tung manuel opgave at fjerne vedkommende fra frokostordningen. Med det nye oprydningsværktøj kan en administrator søge medarbejderens e-mail frem og slette alle fremtidige frokosttilmeldinger samt eventuelle gæstetilmeldinger i én enkelt arbejdsgang.
Detaljeret overblik: For administratorer
For dig, der styrer systemet bag kulisserne, er administrationen blevet markant mere enkel og strømlinet.
Alle indstillinger samlet på én overskuelig side
Slut med at klikke rundt på mange forskellige faner og skærmbilleder. Alle firmaindstillinger (mødebestillinger, frister, frokostopsætning og e-mail-notifikationer) er nu samlet på én overskuelig side. Hver indstilling er udstyret med en kort, hjælpende beskrivelse, og man ikke er i tvivl om, hvad en ændring gør.
Smart Alerts i Outlook – glem aldrig forplejningen
Når en medarbejder trykker "Send" til et møde i Outlook uden at have tilføjet mødeforplejning, kan systemet nu poppe op med en venlig påmindelse. Medarbejderen kan herfra vælge at gå tilbage og tilføje kaffe eller kage, eller sende mødet videre som det er. (Funktionen aktiveres under indstillingerne og understøttes i første omgang i Outlook Classic til Windows. Microsoft udruller understøttelse til det Nye Outlook og Web løbende).
Automatisk import af lokaler fra Microsoft 365
Man behøver ikke længere oprette nye mødelokaler manuelt i VisionCatering. En ny administratorside kan forbinde direkte til eksisterende Microsoft 365-katalog, og mødelokaler indlæses og importeres i bulk med få klik.
Tilretning af ugentlige frister – systemet holder tiden
Vi har optimeret logikken i de ugentlige frister. F.eks. hvis den ugentlige frist er sat til "mandag kl. 13:00", så lukkes der reelt for bestillinger mandag kl. 13:00. Tidligere kiggede systemet på mødets starttidspunkt, hvilket kunne betyde, at fristen reelt lukkede flere timer for tidligt for morgenmøder. Nu respekteres egen konfiguration fuldstændigt.
Fuldt flersproget system (Dansk, Engelsk, Tysk)
Både brugerfladen i appen og de automatiske e-mails, som systemet sender ud, understøtter nu fuldt ud dansk, engelsk og tysk. Brugerne kan selv skifte sprog direkte på deres profil, og administratoren kan centralt vælge, hvilket standardsprog firmaets fælles notifikationer skal sendes ud på.
Vigtigt at vide om udrulningen og kompatibilitet
Opdateringen til VisionCatering Modern sker helt automatisk, og man skal ikke foretage sig noget aktivt for at flytte data. Alt er gemt og klar.
Afhængigt af hvordan man tilgår Outlook, vil brugere opleve udrulningen således:
- Outlook Classic til Windows: Brugerne vil ikke mærke nogen ændring i måden, de åbner tilføjelsen eller logger ind på. Alt fungerer automatisk som før.
- Nyt Outlook til Windows / Web / Mac / Teams: Første gang tilføjelsen åbnes efter opdateringen, vil brugeren blive mødt af en engangs-"Log ind"-knap for at godkende applikationen. Det kræver blot et enkelt klik og efterfølgende samtykke, hvorefter appen igen husker brugeren automatisk fremover.
Har du spørgsmål eller brug for hjælp?
Vi overvåger udrulningen af den nye version meget tæt for at sikre os, at overgangen forløber fuldstændig fejlfrit.
Hvis du har spørgsmål til de nye funktioner, eller ønsker hjælp til at konfigurere de nye indstillinger (såsom SmartAlerts eller de nye sproghåndteringer), sidder vi klar til at hjælpe.
Tag endelig fat i os hos Vision People - du kan også oprette en sag direkte i vores support: support@visionpeople.dk
Vil du også med på webinar?
Har du lyst til en rundtur i VisionCatering og få tips og tricks, er det muligt at tilmelde sig et gratis webinar her
Prøv VisionCatering gratis i 30 dage. Tilmeld her
Hold dig opdateret og tilmeld dig vores nyhedsbrev
